Mettez en place une gestion documentaire performante, collaborative et sécurisée
La croissance exponentielle des documents numériques transforme la gestion de l’information en véritable défi pour les organisations. Fichiers dispersés, versions multiples, accès non maîtrisés, risques de non-conformité… Ces problématiques impactent directement la productivité, la sécurité et la gouvernance IT.
Une gestion documentaire structurée devient alors un levier stratégique pour garantir un accès fluide, sécurisé et maîtrisé à l’information, tout en accompagnant durablement la transformation numérique.
La gestion documentaire : un levier de performance et de sécurité
Mettre en œuvre une stratégie de Gestion Électronique de Documents (GED) permet de centraliser les contenus, d’optimiser les processus collaboratifs et de sécuriser les données sensibles.
Grâce aux fonctionnalités avancées de la GED moderne — métadonnées, versioning, workflows, classification intelligente, IA — les usages évoluent et la maîtrise du cycle de vie documentaire s’améliore durablement.
Les principaux enjeux couverts :
- Productivité accrue : accès rapide à l’information, en mobilité comme au bureau
- Performance opérationnelle : recherche intelligente, structuration claire, réduction du temps perdu
- Collaboration maîtrisée : partage sécurisé interne et externe, sans duplication
- Conformité renforcée : traçabilité, intégrité et respect des obligations réglementaires
- Sécurité des données : gestion fine des droits, protection contre les menaces internes et externes
Protégez vos documents sensibles
La protection des documents sensibles est au cœur de notre approche. La gestion documentaire s’inscrit dans une logique de conformité RGPD et de cybersécurité, en s’appuyant sur les standards et outils de Microsoft.
Une approche progressive et personnalisée
Notre accompagnement GED repose sur une méthodologie structurée et évolutive, alignée sur vos enjeux métiers et IT, et s’appuie sur Microsoft 365, SharePoint et l’IA Copilot.
Phase 1 – Cadrage
- Présentation des outils et des usages clés;
- Analyse de l’existant et identification des besoins;
- Co-construction du périmètre de projet;
- Rédaction d’un cahier des charges sur-mesure.
Phase 2 – Mise en œuvre
- Déploiement d’un tenant Microsoft 365 et de l’environnement SharePoint;
- Paramétrage des fonctionnalités choisies (workflow, versioning, métadonnées…);
- Formation des administrateurs et des utilisateurs.
Phase 3 – Suivi et amélioration continue
- Accompagnement à l’usage et à l’évolution de la GED;
- Suivi régulier et ajustements en fonction des retours utilisateurs.
Faites le point sur votre gestion documentaire
Optimiser votre gestion documentaire durablement
La réussite d’un projet de gestion documentaire repose sur une vision pragmatique et évolutive :
- Définition claire des objectifs métiers et IT (collaboration, conformité, gain de temps);
- Nettoyage des documents obsolètes ou redondants;
- Structuration des espaces en fonction des droits, des usages et du cycle de vie;
- Intégration d’outils complémentaires tels que Microsoft Teams ou OneDrive pour les documents individuels ou d’équipe;
- Mise en place d’une taxonomie documentaire cohérente
- Valorisation des contenus grâce à l’IA Copilot
Cette solution vient également renforcer d’autres dispositifs comme :
- La protection des données via la sauvegarde;
- La sécurisation des postes de travail, en encadrant mieux les échanges de fichiers.
Pourquoi intégrer l’IA Copilot à SharePoint ?
L’intégration native de Microsoft Copilot dans SharePoint permet d’aller au-delà d’une simple recherche de documents. Elle ouvre la voie à une interprétation intelligente des contenus stockés, et à une assistance active dans leur utilisation quotidienne.
Avec Copilot, vos équipes peuvent :
- Générer des résumés à partir de documents complexes, sans devoir tout lire manuellement ;
- Extraire des points clés d’un rapport, d’un contrat ou d’un dossier projet ;
- Proposer des contenus à partir de l’existant (modèles, supports, trames de documents) ;
- Poser des questions en langage naturel pour trouver rapidement la bonne information.
Résultat : une gestion documentaire plus fluide, un gain de temps significatif et une réduction des erreurs liées aux mauvaises versions ou aux interprétations partielles.
Cette fonctionnalité s’appuie sur les droits d’accès SharePoint déjà en place, sans exposer vos documents à des traitements extérieurs. Vos données restent sécurisées, tout en étant valorisées par l’IA.
Anticiper les besoins, structurer la gouvernance
Une gestion documentaire bien pensée améliore la performance globale de l’organisation tout en répondant aux enjeux de gouvernance de l’information. Notre accompagnement permet de sécuriser les documents, de fluidifier la collaboration, et d’assurer une mise en conformité durable avec vos exigences internes et réglementaires.
Envie d’optimiser la gestion de vos documents ?
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Questions fréquentes
Quels sont les avantages d’une solution de gestion documentaire par rapport à un simple serveur de fichiers ?
Une GED propose des fonctionnalités avancées : classification, recherche dynamique, versioning, gestion du cycle de vie, automatisation de processus (validation, archivage…). Elle améliore la collaboration, la traçabilité et la sécurité.
Quelles technologies utilisez-vous pour déployer une solution de GED ?
Nous déployons principalement des environnements Microsoft SharePoint Online, intégrés à Microsoft 365, pour offrir une solution complète, évolutive, interconnectée avec Teams, OneDrive et la suite Office.
Comment accompagner les utilisateurs dans le changement ?
Nous prévoyons des phases de formation ciblées (administrateurs et utilisateurs), un accompagnement au déploiement et un suivi post mise en production. L’adhésion des équipes est essentielle à la réussite du projet.